Microsoft Dynamics AX tõi Tartu arvepidamisse suurema läbipaistvuse

Microsoft Dynamix AX-i kasutuselevõtt viis Tartu, Eesti suuruselt teise linna, ja selle allasutuste raamatupidamisest hulga erinevaid pisiprogramme ning asendas need hõlpsat jälgimist võimaldava ja linna rahaasjade läbipaistvust suurendava finantssüsteemiga.

Veel viis aastat tagasi oli 100 000 elanikuga Tartu linna ja selle allasutuste raamatupidamisandmete koondamine keeruline ettevõtmine, sest ligi 80 allüksuse andmeid töödeldi erinevates kohalike tootjate tehtud väiksemate andmehulkade tarvis mõeldud programmides, mis pahatihti omavahel ka ei ühildunud. Nii esitasid allüksuste raamatupidajad aruanded tihti paberil ja need pidi linna koondandmete saamiseks omakorda kandma Microsoft Excelisse. Tartu linnavalitsuse sotsiaalabi osakonna raamatupidamisteenistuse juhataja-pearaamatupidaja Liia Jaskeläineni sõnul olid erinevad nii palga- kui muud raamatupidamisprogrammid. “Kasutusel olid sellised väiksed Eesti tootjate programmid, mis ei võimalda nii suurt üksust kokku tõmmata. Võid teha nendega ühte või viit asutust, aga tervet linnavalitsust ja selle andmeid koondada - selleks ei olnud need programmid tegelikult võimelised,” ütleb Jaskeläinen. “Ideaalne oleks see, kui sellises suures üksususes nagu Tartu linnavalitsus tehakse raamatupidamist ühes programmis, ühtemoodi ja võrreldavalt. See tähendab juba ka tõhusamat sisekontrolli, sest vajadusel saab vaadata kõikide üksuste andmeid. Vastasel juhul peavad kontrollid ka ju ennast viima kurssi ennast erinevate programmidega,” lisab Jaskeläinen.

Sellise raskestihoomatava ja väheülevaatliku olukorra linna rahaasjades otsustas Tartu 2000. aastal lõpetada ja kuulutas sobiva süsteemi leidmiseks välja riigihanke. Selle võitis 1,5 miljoni krooni suuruse pakkumisega Columbus IT, kes pakkus linna rahaasjade haldamiseks Microsoft Dynamics AX-i (siis kandis veel Axapta nime). Columbus IT esimest avalikule sektorile mõeldud Axapta-projekti juhtima hakanud firma tiimijuhi Raivo Kase sõnul esitas linnavalitsus kavandatavale süsteemile rida nõudmisi ja ülesandeid, mille lahendamisega peab see hakkama saama:

• linna finantsraamatupidamine – algdokumentide registreerimine, lausendite koostamine; kontode ja algsaldode kirjeldamine, käivete, saldode arvutus; pearaamat; bilanss; majandustegevuse aruanded; kannete jälgimine; finantsraamatupidamise abitegevused;
• eelarvestamine – eelarvete koostamine, prognoosimine, täitmise jälgimine ja aruandlus;
• projektiarvestus – konkreetsete  projektide raames tehtud kulutuste arvestus, nende võrdlemine plaanituga;
• aruandlus – standardsed aruanded ning aruandegeneraator spetsiifiliste aruannete loomiseks;
• kassa ja pank – sissetuleku- ja väljaminekuorderid; side elektronpangandusega;
• ostureskontro – hankijate register, ostuarved, kuluarvestus ja tasumised; analüütika;
• müügireskontro – klientide register, arvete koostamine, laekumiste registreerimine; analüütika;
• ladu ja materjalid – mitme lao kasutamise võimalus; materjalide arvelevõtmine, väljastamine, laoseisu arvestus, saatelehtede, inventuurilehtede koostamine;
• põhivara ja väikevahendid - põhivara- ja amortisatsiooniarvestus, väikevahendite arvestus;
• personali- ja palgaarvestus – isikuandmete haldamine, haigused, puhkused, staaž, lähetused, hüvitised, kinnipidamised, toetused, koolitus, koolituskulude arvestus, aruannete väljastamine; palkade arvestamine, palgakannete koostamine, palgalehtede väljastamine;
• kõigile standard funktsionaalsusele on eestikeelsete kasutajajuhendite valmistamine;
• rendilepingute arvestus

Et tegu oli esimese Axapta hostitud lahendusega Eestis, siis venis Raivo Kase sõnul analüüs pikemaks kui esialgu planeeritud. “Info kättesaamine oli keeruline ja selle alusel tuli teha suuremahulisem arendustöö, kui see oli väljaloetav pakkumise dokumendist,” märgib Kask. Ka Tartu linnavalitsuse poolne projektijuht Auli Solo nendib, et linnavalitsuse esialgne probleemipüstitus oli kitsas ning see tingis süsteemi kasutuselevõtu viibimise. “Selles see viga arvatavasti oligi. Ma arvan, et seda tööde mahtu lihtsalt ei kujutanud kumbki pool ette,” arvab Solo.

Axapta juurutamist Tartu linnavalitsuses komplitseeris ka avaliku sektori raamatupidamise mitmed eripärad.  Raivo Kase sõnul erines enim näiteks erasektorile mõeldud Axaptast palgaarvestuse osa. “Eriti haridusosakonna nõuded, mis erinevad tavalistest avaliku sektori nõuetest,” selgitab ta. Lisaks ka lepingute lahendus (lastevanemate arveldusest kuni otsekorraldusteni) ning eelarvestamine.
“See erisus tuleb riigi raamatupidamiseeskirjast, mis sätestab, millised kanded peavad olema ja milliseid tunnuseid tuleb kannetel kasutada. Lisaks on meie omavalitsus ise lisanud täiendavaid nõudmisi, milliseid andmeid ja kui detailselt soovitakse saada. See on erasektori raamatupidamisest palju detailsem,” möönab Liia Jaskeläinen. Ka tegi Kase kinnitusel esialgu muret programmi kasutajate suur hulk, mis viis alla programmi kasutuskiiruse.

Auli Solo sõnul tähendas Tartu linnavalitsuse raamatupidamises Axapta juurutamine sisuliselt täiesti uue süsteemi väljatöötamist. “Axapta ei olnud ju päris selline nagu meil vaja. Mingisugused alged seal olid, aga põhimõtteliselt on see täiesti meie jaoks välja töötatud versioon,” märgib Solo. Lisaks võttis olulise aja kirjelduste protsess. See kestab aga senini, sest riigi vahepealsed raamatupidamise süsteemi muudatused esitasid hulga lisanõudeid.

Koos programmi juurutamisega viidi linnavalitsuse raamatupidajatele läbi ka koolitused. Raivo Kase sõnul oli koolitus kahetasemeline: “Tartu linnavalitsuse igas osakonnas ja funksionaalsuses on peakasutaja, kes on esmane tugi lõppkasutajale, kui peakasutaja ei oska lahendust anda, küsitakse Columbus IT töötaja käest,” selgitas Kask. Liia Jaskeläinen, kes on ise linnavalitsuses üks Axapta peakasutajatest, ülteb, et väljaõpe käib tegelikult iga päev, sest põhiliselt koolitavad raamatupidajad peakasutajad. Tekkinud lahendamatud küsimused esitatakse aga kord kuus Columbus IT projektimeeskonnaga kohtumisel. “Peakasutajate kaudu liigub see nagu oma raamatupidajatele,” lisab Auli Solo. Lisaks on programmi kasutatajatele portaal, kus igapäevastele muredele programmiga vastused saab.
Siiski toimus esialgu ametnike õpetamine näost-näkku. “Kui alustada nullist ehitamist, siis on ääretult oluline klienditeenindaja juuresolek. Kui pole piisavalt ressurssi, et kliendi juures see raamatupidamissüsteem käima lükata, siis võib ta hoopis mõne aja pärast loobuda. See on ääretult oluline, et alguses saaks asja käima,” rääkis Liia  Jaskeläinen. Nii on omamoodi heagi, et koheselt ei läinud uuele süsteemile üle kogu linnavalitsus, vaid ainult sotsiaalabi raamatupidmisteenistus, sest siis oli kogu klienditugi osakonna kuue raamatupidaja päralt. Linnavalitsuses üldiselt oli nii  Jaskeläineni kui Solo sõnul üleminek uuele süsteemile aga vaevaline ja pikka aega pidasid mõned raamatupidajad raamatut edasi ka vanades programmides. “Alguses oli ka tehnilisi probleeme, mis paraku kirjutati kohe kõik programmi arvele. Meelestatus oli väga raske probleem. Aga lõpuks jõuti ikka selleni, et on väga hea süsteem,” lisab Solo. 

Solo ja Jaskeläinen peavad suurimaks kasutusele võetud Microsoft Dynamics AX-i plussiks, et kõik linnavalitsuse allasutused teevad raamatupidamist ühes programmis, seega ühtedel alustel ja ühiste andmete põhjal. See muudab linna rahaasjad märksa läbipaistvamaks, sest uues süsteemis on võimalik pidevalt kontrollida. Ja seda kõigil, kel on juurdepääsuõigus. Lisaks on ära kadunud hulk tööd, mida enne tehti käsitsi ning avardunud võimalused sõeluda andmehulgast välja huvipakkuvat informatsiooni.
“Näiteks palgaprogramm on hea, sest meil on mitmeid erinevaid dimensioone, millele vastavalt tuleb palka arvestada. Programm võimaldab need asjad välja tuua, mida varem tegime käsitsi,”räägib Jaskeläinen. Siiski on tema hinnangul arenfuruumi koondandmete saamise kiirusel ja sorteerimisvõimalustel, mis muutuvad lähiajal aktuaalseks seoses järjekordsete muudatustega riigiraamatupidamise arvestussüsteemis.

Täna kasutab Tartu linnavalitsuses juurutatud raamatupidamissüsteemi 50-60 raamatupidajat ning järk-järgult on Columbus IT kohandanud linnale programmi 8 moodulit, “Meil ei ole ainult tootmismoodulit,” rääkis Jaskeläinen. Praegu on arendusjärgus veel personalimoodul. Columbus IT on aga Tartu linnavalitsuse tellimust täites saadud kogemusi kasutanud sarnaste lahenduste väljatöötamisel Tartu Ülikoolile, Eesti Maaülikoolile ning Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumile.