Metos AS
Kiire areng eeldab õigeid otsuseid
Metos AS alustas oma tegevust Eestis 1994. aastal. Esialgu tegutseti kui Soome emafirma maaletooja ja edasimüüja. Mõned aastad hiljem, 1999. a., tuli juurde ka tootmine. Viimastel aastatel on just tootmine näidanud suurt kasvutendentsi, keskmiselt 2 tooteliini aastas. Eestis kohapeal toodetakse siiski vaid 20% kogu vajalikust tootenomenklatuurist, kokku ca 30 000 tootest tuuakse aga enamus sisse Soomest.
Tegutseda täna, kuid mõelda homsele
Metos AS on hea näide väikettevõttest, kus oskusliku juhtimise ja planeerimisega on saavutanud suurepärased tulemused.
Ettevõte tähistas 2004. aastal oma kümnendat aastapäeva. Esialgsest müügiettevõttest on tänaseks saanud oma valdkonna juhtivaid müügi- ja tootmisfirmasid Eestis. Töö maht on aastatega kasvanud mitu korda. Seetõttu oli otsus vahetada vana pelgalt finantsaruandlust pakkuv raamatupidamisprogramm kaasaegse ja ettevõtte eri osakondi (müük, finants, tootmine, hooldus, ladu) ühendava infosüsteemi vastu igati asjakohane.
”Uue majandustarkvara valikul ei lähtunud me mitte ainult antud hetke vajadustest, vaid suunasime pilgu tulevikku. Otsustavaks sai just väga kiiresti kasvava ja areneva tootmise ning müügiosakondade ühtne haldamine, juhtimine. Sellest ka majandustarkvara valik,” põhjendab ettevõtte juhtkonna otsust Hackman Metos Eesti AS finantsjuht (controller) Kristjan Liik.
Eesmärgid aitavad otsustada
2001. aasta suveks oli selge, et vanamoodi enam edasi ei saa. Missugune peaks aga olema see uus ja hästitoimiv majandustarkvara? Kuna tegemist oli kogu ettevõtte tegevust haldava infosüsteemiga, siis osalesid ettevalmistavas analüüsis kõikide valdkondade (müük, toomine, finants, IT ja juhtimine) eest vastutajad. Ühiselt arutati läbi tekkinud ja veel tekkida võivad vajadused. Initsiatiivgrupi ühistööd kergendas kindlasti ka ettevõtte kirja pandud eesmärgid. Emafirma jättis Eesti esindusele tarkvara valikul vabad käed, pakkudes abi eelkõige aga IT tehnilises valdkonnas. 2002. aasta alguseks oli selged, mida vajati, kuid leida tuli veel professionaalne ja kindel koostööpartner - juurutusfirma.
Tunne oma koostööpartnerit
Juurutusfirma valikul said oluliseks just firma kogemused, konsultatiivse jõu suurus ning tugevus antud valdkonnas. Kuna tegemist on pikaajalise suhtega ettevõtte ja juurutaja vahel ning tegemist on ettevõtte tööks väga olulise infosüsteemiga, siis on juurutusfirma õige valik määrava tähtsusega. Tutvuti ettevõtte tehtud tööde ja järelhoolduse võimalustega.
”Kuna ettevõtte võib teada küll täpselt oma eesmärke, ei suuda ta siiski kõiki oma vajadusi (moodulite näol) paberile panna. Siin peab appi tulema juurutusfirma, tänu kellele leiti optimaalne lahendus ka Metos AS jaoks,” selgitab Kristjan Liik.
Suurim probleem on inimene
Igasuguste uuenduste puhul on paratamatult suurim probleem inimene. Töötajad olid harjunud kasutama vana süsteemi, enamasti Excel programmis tehtud tabeleid. Vanas süsteemis oli lihtne muuta ja parandada infot. Uus süsteem on jäik ja sel on kindlad reeglid, mis viivad eksimise võimaluse miinimumini. Majandustarkvara kasutamine on piiratud ja töötajatele on jäetud oma vastutusvaldkonnad – nii on ka kergem tekkinud viga parandada.
”Müügiosakond harjus uue süsteemiga kiiresti, kuid probleem tekkis just tehase poole peal. Rahulolematust tekitas ajutiselt kasvav töökoormus – seoses rohkemate andmete täpsema sisestamisega – kuid ka see probleem peaks varsti lahenema,” põhjendab tekkinud olukorda finantsjuht.
Kindlasti peab jätkuma koolitus, et kinnistuksid juba õpitud teadmised ja saaksid vastuse vahepeal esile kerkinud küsimused ning lihvitud juba omandatud oskused.
Tulemus on märgatav
Uus majandusinfosüsteemi tulemused on hämmastavad. Oluliselt on lihtsustunud müügi ja ostu protseduur. Hästi on jälgitav reaalajas toimiv ladu. ”Uue majandustarkvara positiivsed tulemused ilmnesid koheselt. Näiteks suurenes juba esimese nelja kuu jooksul pakkumiste arv 52,25 korda. Uue tarkvara juurutamisega ilmnes palju uusi võimalusi, mida tulevikus saab realiseerida. Kindlasti vajab täiendavat läbitöötamist aruandluspakett,” tõdeb Kristjan Liik. Mõeldud on ka kliendihaldussüsteemile, kuid ka siin jääb suurimaks probleemiks tavakasutaja valmisolek koostööks infosüsteemiga. Lahendatud on ka paljude ettevõtetele probleeme tekitanud palgaarvestuse ja kasutusel on juurutusfirma poolt loodud Eesti palgamoodul, mis toimib laitmatult ja on samas süsteem teiste osadega tihedalt integreeritud.
”Uue majandusinfosüsteemi valikul on olulised kaks asja. Esiteks partneri ehk juurutusfirma valik. Kindlasti tasub tutvuda juurutaja senitehtud töödega ja valida selline ettevõte, mis on olemas ka 5, 10 aasta pärast. Teiseks on aja planeerimine. Liiga kiired otsused, liigne ülekoormus – kõik see ei anna head tulemust. Laske kogu saadud informatsioon endast läbi ja kui vaja võtke timeout ja tehke siis õiged otsused,” soovitab Metos AS finantsjuht Kristjan Liik.