Microsoft Dynamics NAV paneb AS
Floorini konkurentsieelised maksma
Eesti juhtivaid põrandakatete müüjaid AS Floorin võttis kasutusele Microsoft Dynamics NAV majandustarkvara, et kasutada senisest paremini ära aastatega loodud konkurentsieelised ning seeläbi kohanduda jahtuva ehitusturuga.
AS Floorin on Eesti suuruselt teine põrandakatega kaupleja, kes müüb kümnendiku kogu Eestis müüdavatest põrandakatetest. 1993. aastal asutatud ettevõttel on kokku neli kauplust Tallinnas, Tartus, Narvas ja Pärnus. Peaaegu viieteistkümne tegutsemisaasta jooksul on Floorin müünud üle miljoni ruutmeetri põrandapindu kodudesse, koolidesse, kaubandus-, büroo- ja tootmishoonetesse.
Poolteist aastat tagasi otsustas ettevõte vahetada välja Eesti turul laialt levinud kohaliku päritoluga majandustarkvara. Kuigi aja jooksul oli ettevõte tellinud juurde hulga vajalikke rakendusi, sai Floorini IT-juhi Mait Tõnissoni sõnul uue majandustarkvara otsimise põhitõukeks senise vähene töökindlus. „See hakkas tehnoloogiliselt jalgu jääma, ei kippunud töötama,” rääkis Tõnisson ja lisas, et keeruline oli ka midagi ette võtta, sest tarkvara tootjalt puudus korralik tugi.
„Ehk aeg läks edasi,” sõnastab Floorini juhatuse esimees Arvi Mägin. „See ei toetanud ettevõtte igapäevast tegevust sellises mahus nagu ootasime.” Ettevõtte tegutsemisaastate jooksul on Mägini sõnul välja kujunenud teatud eripärad äriprotsessides, mis ongi Floorini konkurentsieelisteks. „Võib-olla alustava ettevõtte jaoks on asi lihtsam, sest kasutatakse standardprotsesse ja majandustarkvara kui selline pigem toetab seda. Aga mida vanem on ettevõte, seda rohkem omapärasid ja nende kirjeldamine ongi võtmeküsimuseks,” sõnab Mägin.
Seega olid ootused uuele tarkvarale kõrged. „Soovisime, et see hõlmaks terviklikku äriprotsessi, oleks üks süsteem ja saaksime vajalikule infole ligi selle nurga alt, mis on parajasti aktuaalne,” räägib Mägin. Vähemoluline polnud seegi, et süsteem ühilduks praegu kasutuses olevate lahendustega. „Umbes neli aastat tagasi, valides OpenOffice'i ja Microsoft Office'i vahel, leidsime, et meil ei ole nii palju ressurssi, et oleks võimalik vabatarkvara arendada,” märgib ta.
Mait Tõnisson rõhutab, et valimisel oli oluliseks sooviks, et tegu oleks tervikliku süsteemiga. „Me ei tahtnud, et meil oleks eraldi laoprogramm, raamatupidamisprogramm, kliendihaldusprogramm,” selgitab ta. Selliselt turgu uurides jõuti kiiresti arusaamisele, et ettevõttel pole NAV-le alternatiivi. „Alternatiiv oli mahukamate puhul, aga NAV-le vähemalt meie Eestist konkurenti ei leidnud,” lisab Mägin.
Floorinis Dynamics NAV´i juurutanud Columbus IT projektijuht Jane Kedus ütleb, et platvorm sisaldab endas praktiliselt kõiki majandustarkvaralisi võimalusi, mida ettevõte vajab. “Tegemist on tervikliku majandustarkvaraplatvormiga, mis sisaldab tervet hulka funktsioone ja on mõeldud Eesti mõistes keskmistele ning suurtele ettevõtetele kogu äriprotsessi katmiseks,” räägib Kedus. Muuhulgas sisaldab NAV funktsioone raamatupidamise, ostu-müügi, laoseisu, tootmise, personali-, projektide ja kliendisuhete juhtimiseks ning aruandluseks.
Kedus lisas, et võrreldes sarnaste keskklassi majandustarkvaraplatvormidega on NAV-l kolm eelist – see on kohandatav iga ettevõtte vajaduste järgi, kasutajakeskkond on tuttavlik Microsofti näoga, mis vähendab õppimiseks kuluvat aega ja on piisavalt suure standardfunkstionaalsusega. Keduse sõnul soovis Floorin NAV erinevatest rakendustest juurutada ärikliendi- ja kliendiportfellihalduse, personaalse ärikliendihalduse ja jaemüügi osakonna tulemuse mõõtmise, projektide halduse, tulemuste mõõtmise ja aruandlusega seotud moodulid.
Floorini IT-juhi Mait Tõnissoni sõnul oli ettevõtte jaoks eriti tähtis kliendihaldust puudutav – varem kasutusel olnud tarkvara vähesed võimalused neis küsimustes saidki sellele saatuslikuks. “Ettevõtte arenedes ei tulnud lahendus ajaga kaasa,” märgib Arvi Mägin ja lisab, et ettevõtte tellis Columbus IT-lt samuti juurde projektihalduse mooduli. „Meie äris moodustavad erinevad kliendid – arhitekt, ehitaja, lõppkasutaja –ühe projekti. Nii on meil väga oluline jälgida, millises staadiumis on projekt,” räägib ta. Mait Tõnissoni sõnul jäi varasemast platvormist kasutusele vaid palga- ja personaliosa.
Keerulisimaks osutus juurutamisel Tõnissoni hinnangul partiihalduse osa, mis on aga põrandaäris möödapääsmatu. „Peame jälgima, et samad partiid läheks põrandale kõrvuti,” selgitab Tõnisson. Ehkki standardisse mahuvad oma omadustelt kõik partiid, võib kahe sama, ent erinevatest partiidest põrandakatte kõrvuti paigaldamisel saada kehva ja ebaühtlase tulemuse. „Meie jaoks on elementaarne, et see ära hoida. Eesti turul teatakse ja osatakse seda jälgida,” märgib ka Arvi Mägin.
Uuele majandustarkvarale mindi Mait Tõnissoni kinnitusel kogu ettevõttes üle päevapealt 2007. aasta 1. juunil. „Raske oli, aga muidugi üritasime kõik inimesed enne ära koolitada,” meenutab ta. Esimesel nädalal oli uue süsteemi kasutamine vaevaline ja ettevõtte kõikides kontorites oli töötajatel abiks juurutaja poolne nõustaja. Töötajad koolitati vastavalt sellele, milliste moodulitega nad tulevikus tööle hakkavad. Neil koolitustel tekkisid ka esimesed küsimused uue töövahendi kohta. „See oli ka üks põhjustest, miks NAV kasutuselevõtt lükkus kuu võrra edasi. Alustasime koolitusega ja töötajad tulid küsimustega, millele ei olnud veel vastuseid,” rääkis Tõnisson. Tema hinnanul on ettevõtte 33 töötajat uue majandustarkvara hästi omaks võtnud ja praeguseks on töötajate hulgas kujunenud välja paremad programmitundjad, kes uued töötajad välja koolitavad. Tõnisson ise saab aga tegeleda tarkvara edasise seadistamisega. „Columbus IT on meil kogu aeg olemas, saame sealt vajadusel kõik vastused,” lisas ta.
Arvi Mägini sõnul meenutas uuele süsteemile üleminek 1994. aastat, kui ettevõte hakkas seni käsitsi kirjutatud arvete asemel väljastama arvuti poolt trükitud arveid. „See võttis tol ajal kaks kuud aega, et inimesed saaksid aru, et nii on efektiivsem,” räägib Mägin harjumuse suurest jõust. Toonasest kogemusest õppides anti seekord saabuvatest muudatustest juba varakult teada, et töötajad jõuaksid mõttega harjuda ning üleminek uuele süsteemile oleks võimalikult probleemivaba. „Kuni juurutamise protsessini hoidsime meeskonda kursis, et kohe läheb väga raskeks ja ebamugavaks. Et peate olema selleks valmis ja tõenäoliselt esimeses etapis on palju halvem, kui oli vanasti,” räägib Mägin. Üleminek oli aga oodatust lihtsam. „Pigem olid inimesed hästi üllatunud, et nii halb ei olegi, kui oma vaimusilmas juba ette kujutasid.”
Mägini kinnitusel on NAV eelised juba avaldunud ja annavad esimesi tulemusi.
„Kliendihalduse ja klientidega seotud projektide haldamine on meie jaoks üks võtmeküsimusi. Meil on kolm spetsiifilist kliendigruppi: arhitektid, kes on meie soovitajad ja kellele me loome vahendid nende ideede ning mõtete realiseerimiseks, mida nad saavad oma klientidele ehk hoonete omanikele välja pakkuda. Kolmandaks on ehitajad, kes koos arhitekti ja tellijaga realiseerivad selle hoone või rajatise,” seletab Mägin. Oluline on anda väga laiale kliendigrupile võimalikult väikeste töökuludega töövahendid ja –lahendused, ütleb ta ja lisab, et NAV on selles suureks abiks.
Praegu on Floorin suurim põrandakatete valdkonna tegija Eesti äriturul. Mägin loodab uue majandustarkvara kasutuselevõtust tuge ettevõtte sihile siseneda üha enam jae- ja väikeprojektide turule. „Eesti ehitusturul on olukord, kus see pärast väga suuri kasve rahuneb ja võtmeks saab informatsioon ning selle kasutamine. Täna on meil lisaks 15 aasta pikkusele põrandamüügi kogemusele juba ka seitsme kuu jagu kergesti kättesaadavat ja analüüsitavat informatsiooni NAV-s, mille põhjal saame teha õigeid otsuseid,” ütleb Mägin.